Privacy Statement NHL Stenden Hogeschool

Voor het laatst bijgewerkt op 18 oktober 2019

Privacy is niet zomaar iets, het is een grondrecht. In een datagedreven samenleving is de bescherming van persoonsgegevens een topprioriteit voor onderwijsinstellingen. Wij hechten dan ook veel waarde aan het beschermen van uw persoonsgegevens. U kunt erop vertrouwen dat uw persoonsgegevens bij ons in goede handen zijn.

U hoort te weten welke persoonsgegevens wij van u verzamelen en wat we ermee doen. En u moet hier makkelijk en snel inzicht in kunnen krijgen. Met deze privacyverklaring laten wij u weten wat wij met uw gegevens doen.

Wie zijn wij?

Wij zijn Stichting NHL Stenden Hogeschool. Hier leest u wie de Voorzitter van ons College van Bestuur is.
Wij zijn gevestigd op Rengerslaan 10 te Leeuwarden. Wij staan ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder het nummer 41002686.
Wilt u ons mailen? info@nhlstenden.com.  
Wilt u ons bellen? +31 58 2441 441.

Heeft u vragen of klachten over hoe NHL Stenden Hogeschool met uw persoonsgegevens omgaat?
Mail of bel dan met onze Functionaris Gegevensbescherming, fg@nhlstenden.com,
Telefoon: + 31 6 1531 9503.

Als u na lezing van dit document en na een gesprek met de Functionaris Gegevensbescherming nog klachten heeft over hoe NHL Stenden Hogeschool met uw privacy omgaat, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

Waarom deze privacyverklaring?

Wij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens. In dit Privacystatement vertellen we u hoe we met uw persoonsgegevens omgaan, wat uw rechten zijn en wat goed is om te weten over uw privacy. Deze uitgangspunten gelden voor iedereen die contact met ons heeft. Dus voor studenten, aanstaande studenten, alumni, personeel in loondienst, personeel niet in loondienst, externe relaties en onderzoekssubjecten.

Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. De laatste versie vindt u altijd op deze website. Bij hele belangrijke wijzigingen van ons Privacystatement zullen wij in ieder geval studenten en medewerkers rechtstreeks informeren.

Van wie leggen wij persoonsgegevens vast?

NHL Stenden Hogeschool verwerkt persoonsgegevens van de onderstaande groepen. Welke persoonsgegevens wij van elke groep precies verwerken, waarom wij dat doen en wat wij er precies mee doen, staat voor elke groep beschreven in een zogenaamd dataregister met toelichting. Klik hieronder de categorie aan die voor u van toepassing is.

Studenten
Cursisten
Leads (aspirant-studenten)
Alumni (oud-studenten)
Medewerkers in loondienst
Medewerkers niet in loondienst
Externe relaties Onderzoekssubjecten

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt met een duidelijk doel. Die doelen staan per doelgroep gespecificeerd in de dataregisters. In het algemeen hebben die doelen te maken met het feit dat wij een onderwijsinstelling zijn. Onderwijs en onderzoek worden mogelijk gemaakt door medewerkers met wie wij een arbeidsovereenkomst hebben. Voordat de studenten bij ons komen willen wij hen graag informeren en helpen bij hun studiekeuze. Nadat ze zijn afgestudeerd, willen wij graag met hen in contact blijven, omdat ze onze ambassadeurs zijn. Een school staat midden in de maatschappij. Daarom verwerken wij ook gegevens van externe relaties, zoals stagebieders, koepelorganisaties of leden van adviesraden.

Mogen wij uw gegevens verwerken van de wet?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op verschillende wettelijke grondslagen. Soms omdat u toestemming heeft gegeven, maar veel vaker omdat een andere wet ons daartoe verplicht (bijvoorbeeld de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek) of omdat wij een (onderwijs)overeenkomst met u hebben. Vaak baseren wij ons ook op de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’: de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om anno 2020 onze rol te kunnen vervullen en dat weegt dan zwaarder dan de beperkte inbreuk op uw privacy. Het gaat altijd om acties die u redelijkerwijs kunt verwachten van een onderwijsinstelling als de onze. Bijvoorbeeld het via eigen internetkanalen digitaal verspreiden van opgenomen colleges. Of het doorgeven van emailadressen voor een student- of medewerkerstevredenheidsonderzoek. In de gevallen waarin wij ons baseren op ons ‘gerechtvaardigd belang’, kunt u – als u daar goede redenen voor heeft – bezwaar maken tegen de verwerking. Als het om mailingen gaat die wij u sturen op basis van ons gerechtvaardigd belang, kunt u zich altijd eenvoudig afmelden. 

Hoe komen wij aan uw gegevens?

In verreweg de meeste gevallen hebben wij uw gegevens direct van u gekregen. Doordat u een formulier heeft ingevuld met een verzoek om informatie, doordat u zich heeft aangemeld voor een opleiding, doordat u bij ons in dienst bent getreden, doordat u ons uw gegevens heeft gegeven toen u zitting nam in een adviesraad of doordat u deelnam aan een onderzoek van een van onze lectoren of docent-onderzoekers.

Van studenten ontvangen wij de inschrijfgegevens via Studielink. Het gaat dan om de persoonsgegevens zoals die voorkomen in de Basisregistratie personen en om de behaalde vooropleidingen zoals die voorkomen in het Basisregister onderwijs bij DUO. Hier leest u meer details.

Waarvoor kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de doelen die omschreven staan in de dataregisters per doelgroep. Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit en geven die ook niet op een andere manier door aan derden, behalve als wij een wet ons daartoe verplicht, en in de uitzonderingsgevallen, die vermeld staan in de dataregisters .

Uw emailadres kan worden gebruikt om u te benaderen voor onderzoek (zoals tevredenheidsonderzoeken) of voor het toezenden van informatie die wij voor u van belang achten (bijvoorbeeld een scholingsaanbod). Als u dat niet op prijsstelt, kunt u zich eenvoudig afmelden. Anders kunt u altijd gebruik maken van uw recht van bezwaar.

Uw gegevens kunnen worden gebruikt voor onderzoeksdoeleinden. Hierbij kunt u denken aan toegepast wetenschappelijk onderzoek of aan onderzoek dat de instelling informatie oplevert voor een betere bedrijfsvoering.

Met welke andere partijen werken wij samen en waarom?

NHL Stenden Hogeschool zet ook derden in voor de verwerking van persoonsgegevens, de zogenaamde verwerkers. Vaak zijn dat cloudleveranciers. In de dataregisters per doelgroep vindt u meer informatie over welke verwerkers wat doen voor welke doelgroep. Zoals de AVG het voorschrijft, sluit NHL Stenden met deze verwerkers verwerkersovereenkomsten af. Wij hanteren hiervoor het model dat SURF heeft ontworpen voor het hoger onderwijs.
Dit zijn onze belangrijkste verwerkers.

Welke partij? Welke dienst? Voor welke groepen?
Progress Studentinformatiesysteem Studenten, cursisten
YouForce Visma Raet Personeelsinformatiesysteem Medewerkers
Microsoft Dynamics Customer Relations Management Studenten, cursisten, medewerkers, alumni, externe relaties
Microsoft o.a. Office365 en Azure Active Directory Studenten, cursisten, medewerkers
OLCD Bibliotheekdienst Studenten, cursisten, medewerkers
Decos Archiefsysteem Studenten, cursisten, medewerkers, externen
Blackboard Elektronische leeromgeving Studenten, medewerkers, cursisten
Afas Financieel pakket  Studenten, cursisten, externen, medewerkers,
SURFconext Extended Single Sign On* Studenten, cursisten,  medewerkers,
Real Open IT Identity Management Systeem Medewerkers, studenten, cursisten
Xedule Roosterprogramma Studenten cursisten, medewerkers

*Extended Single Sign On: een beveiligde dienst die het mogelijk maakt dat u zich (per sessie) slechts een keer hoeft aan te melden met uw account van NHL Stenden Hogeschool en vervolgens gebruik kunt maken van een groot aantal externe diensten die via SURF worden afgenomen.

Daarnaast maakt NHL Stenden Hogeschool gebruik van de diensten van Microsoft en Google.

Aan wie geven wij uw gegevens door?
Aan wie? Op basis waarvan? Wat (bijvoorbeeld*)?
Onze internationale sites Europese modelcontracten, zoals vermeld in Artikel 46, lid 2, sub c van de AVG Inschrijfgegevens, medische gegevens van Grand Tour™ studenten
Verwerkers Verwerkersovereenkomst Staat gespecificeerd in de bijlage bij de verwerkersovereenkomsten
Stagebieders Stageovereenkomst Contactgegevens student en begeleider
Tevredenheidsonderzoeken Gerechtvaardigd belang Emailaccounts en een set kerngegevens betreffende de gevolgde opleiding (studenten) of het organisatieonderdeel (medewerkers)
Belastingdienst Wettelijke verplichting Van medewerkers: contactgegevens, personeelsnummer, nationaliteit en geboorteplaats, financiële gegevens, BSN
DUO  Wettelijke verplichting Van studenten: inschrijf- en afstudeergegevens
Online advertentiebedrijven Gerechtvaardigd belang Klikgedrag bezoekers websites
Toeleverende onderwijsinstellingen Overeenkomst Contactgegevens, opleiding , studieresultaten
Accountants Wettelijke verplichting Inzage in bijna alles
GGD Overeenkomst Contactgegevens, nationaliteit, geboorteplaats, medische gegevens.
Beoordelende instanties Wettelijke verplichting Onderwijsgegevens van studenten, opleiding en ervaring van medewerkers
Overheidsinstanties, zoals de Onderwijsinspectie en de Rekenkamer Wettelijke verplichting Onderwijsgegevens van studenten

*Dit zijn nadrukkelijk slechts voorbeelden. De dataregisters zijn leidend en compleet.

Sommige opleidingen worden door NHL Stenden Hogeschool gezamenlijk met een andere hogeschool of universiteit aangeboden. Dit gebeurt meestal op basis van een zogenoemde gemeenschappelijk regeling, artikel 8.1 WHW. De persoonsgegevens van de betrokken studenten worden dan onder gezamenlijke verantwoordelijkheid mede verwerkt door de hogeschool of universiteit waarmee wordt samengewerkt.

In hele bijzondere gevallen (‘nood en dood’) zal NHL Stenden persoonsgegevens van studenten of medewerkers aan derden verstrekken als dat nodig is voor de bescherming van hun vitaal belang, bijvoorbeeld in geval van een ernstige ziekte, ongeval, geestelijke stoornis, vermissing of bedreiging.

NHL Stenden Hogeschool geeft over studenten van zestien jaar of ouder alleen informatie door aan ouders of verzorgers na toestemming van de student.

Hoe lang gebruiken en bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Voor leads (toekomstige studenten) is die bewaartermijn maximaal vier jaar. Voor de gegevens van studenten, cursisten en medewerkers wordt de bewaartermijn bepaald door wettelijke bepalingen, zoals die in beeld zijn gebracht in de Selectielijst Hogescholen. Voor alumni en externe relaties geldt dat de gegevens, zoals vermeld in de Dataregisters, worden bewaard zolang de instelling dat zinvol lijkt of tot het moment dat de betrokkenen aangeven geen prijs meer te stellen op contact. Ruwe onderzoeksdata worden tien jaar bewaard. Deze termijn kan eenmalig met tien jaar worden verlengd.

Voor gegevens die niet meer tot personen te herleiden zijn (zoals studentenaantallen per opleiding) gelden geen vernietigingstermijnen.

Kijk in de Selectielijst Hogescholen  voor meer details.

Hoe veilig zijn uw gegevens bij ons?

NHL Stenden Hogeschool heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens goed te beveiligen.

Alleen medewerkers die uw gegevens voor hun werk nodig hebben, hebben toegang tot die gegevens.

NHL Stenden Hogeschool heeft een procedure voor de melding en afhandeling van datalekken.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

NHL Stenden Hogeschool heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Wij hebben de volgende technische maatregelen genomen:

  • Het up-to-date houden van de gebruikte apparatuur;
  • Encryptie (versleuteling) van harde schijven;
  • Firewall;
  • Virusscanners;
  • End-Point-beveiliging (NHL Stenden zorgt ervoor dat de centrale beveiligingssoftware ook actief is op de vaste computers of je laptop of smartphone van school);
  • Domain-Name-Serverbeveiliging (voorkomt dat ons netwerk wordt gehackt of besmet);
  • Backups voor het herstellen van de gegevens bij fysieke of technische incidenten;
  • Logging en monitoring (met logging kunnen wij bijhouden wie wanneer in welk systeem is geweest; door dat ook actief in de gaten te houden (monitoring) kunnen wij de gevolgen van datalekken beperken en misbruik van ons netwerk en onze gegevens tegengaan);
  • Multifactor authenticatie voor toegang van beheerders (dat je behalve je wachtwoord nog een andere code in moet voeren, net zoals bij telebankieren).

Wij hebben de volgende organisatorische maatregelen genomen:

  • Verplicht gebruik van gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
  • Verplicht periodiek (een keer in de drie maanden) wijzigen van wachtwoorden;
  • Voorlichting aan medewerkers en studenten over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • VPN-toegang voor gebruik in openbare ruimtes (met een Virtual Private Netwerk via je smartphone of via SURF ben je niet meer afhankelijk van de onveilige openbare Wifi-netwerken zoals bij MacDonald’s of in de trein)

Gebruik van SURFconext bij clouddiensten. Dit is een beveiligde dienst die het mogelijk maakt dat u zich (per sessie) slechts een keer hoeft aan te melden met uw account van NHL Stenden Hogeschool en vervolgens gebruik kunt maken van een groot aantal externe diensten die via SURF worden ontsloten.

Wat zijn uw rechten?

De AVG geeft u verschillende rechten. Wilt u van die rechten gebruikmaken? Kijk dan hier en vul het formulier in. Uw verzoek wordt binnen een week beantwoord en – zo mogelijk – binnen een maand afgehandeld.

Behalve het recht op informatie, het recht op inzage (en soms) het ‘recht om vergeten te worden’ heeft u nog meer rechten.

Recht op informatie. U heeft het recht om te weten welke gegevens van u met welk doel en op welke manier worden verwerkt. NHL Stenden Hogeschool heeft voor iedere doelgroep een dataregister opgesteld waarin die informatie te vinden is. Hier vindt u de dataregisters. Verder vertelt deze privacyverklaring u hoe wij op hoofdlijnen met uw gegevens omgaan.

Recht op inzage in uw persoonsgegevens. Dat begint met de dataregisters. In veel gevallen gaat die inzage vanzelf. In het studentvolgsysteem (Progress) of in het personeelsinformatiesysteem (Youforce) kunt u zelf checken welke gegevens ervan u in staan. Maar u kunt bijvoorbeeld inzage vragen in uw studentendossier of als externe relatie in uw gegevens in het CRM-systeem. Als u zelf niet direct toegang heeft tot de gegevens, heeft u recht op een kopie van die gegevens.

Recht op wijzigen van uw persoonsgegevens. Als de persoonsgegevens die NHL Stenden Hogeschool van u verwerkt niet juist zijn, heeft u het recht om die te laten corrigeren. Bijvoorbeeld als uw naam verkeerd wordt weergegeven of als uw naam veranderd is omdat u bijvoorbeeld getrouwd of gescheiden bent. Op de getuigschriften staat overigens altijd de meisjesnaam.

Recht op verwijderen van uw persoonsgegevens. Indien uw gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, dan heeft u het recht om die gegevens te laten wissen. Als er bijvoorbeeld na uw afstuderen nog steeds informatie over u te vinden is op het intranet of de internetsites van NHL Stenden Hogeschool, dan moeten wij die informatie verwijderen als u dat vraagt. Of als u toestemming hebt gegeven om uw foto te gebruiken op een van onze websites, maar daarop terug wilt komen (en uw toestemming dus intrekt), dan moet de school uw foto verwijderen.

Recht op dataportabiliteit. Dat betekent dat u de gegevens die NHL Stenden van u heeft in bepaalde gevallen mee kunt nemen naar bijvoorbeeld een andere hogeschool. Maar dat kan alleen in die gevallen waarin u expliciet toestemming hebt gegeven voor de verwerking of waarin er sprake is van een overeenkomst.

Recht op beperking. In sommige gevallen kunt u een ‘tijdelijk slotje’ op de verwerking van uw persoonsgegevens zetten. Bijvoorbeeld als u niet wilt dat de school uw contactgegevens doorgeeft voor een tevredenheidsonderzoek. Of als u bezwaar maakt tegen uw foto op een Facebooksite van een opleiding van NHL Stenden Hogeschool.

Recht van bezwaar. In veel gevallen verwerkt NHL Stenden Hogeschool uw gegevens omdat dat noodzakelijk is om als onderwijsinstelling goed te kunnen functioneren. In de gevallen waarin NHL Stenden zich beroept op dit zogenaamde ‘gerechtvaardigde belang’, heeft u – als u daar goede redenen voor heeft – het recht om hiertegen bezwaar te maken. Bezwaar tegen uitingen van direct marketing wordt altijd gehonoreerd. Ook als u bezwaar maakt tegen het gebruik van beeldmateriaal door NHL Stenden Hogeschool waarop u herkenbaar bent, zullen wij uw afbeelding verwijderen of onherkenbaar maken.

Recht om niet onderworpen te worden aan automatische besluitvorming. Beslissingen die over u gaan moeten worden genomen door mensen en niet door computers. De wet doelt hier op de steeds verder oprukkende algoritmes (ingewikkelde beslismodellen van de computer). Bij NHL Stenden Hogeschool gebeurt dit nooit. Als u daaraan twijfelt, neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming.

En als er een datalek is?

Fouten maken is menselijk, en systemen blijken vaak niet waterdicht te zijn. Maar als er een inbreuk op de beveiliging wordt ontdekt of als persoonlijke informatie onder ogen komt van iemand die dat niet behoort te zien (of erger: ‘op straat komt te liggen’), moet zo’n datalek onmiddellijk gemeld worden, zo zegt de AVG. Bij het vermoeden van een datalek dat NHL Stenden betreft, kan via het daarvoor bestemde loket een melding worden gedaan. Onze specialisten kijken vervolgens of het inderdaad een datalek is, of het ernstig genoeg is om het bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden, en of ook degenen van wie de gegevens gelekt zijn geïnformeerd moeten worden.

Datalekken kunnen hier worden gemeld.

Waarom plaatsen wij cookies?

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat door uw browser op uw harde schijf wordt opgeslagen en waardoor er informatie van uw apparaat naar onze servers gaat en – bij tracking cookies – naar bijvoorbeeld Google en Facebook.

Wij gebruiken cookies voor meerdere doeleinden.

1. Functionele cookies, die technisch noodzakelijk zijn om de website voor u goed te laten functioneren. Deze cookies kunt u niet uitzetten.

2. Statistische cookies. Lees hier wat deze cookies doen. Deze cookies kun je niet uitzetten.

De statistische gegevens worden geanonimiseerd opgeslagen (een deel van het IP-adres wordt verwijderd). Deze gegevens zijn dus niet te herleiden naar personen. Wij laten aantallen en categorieën bezoekers analyseren, maar kijken nooit naar individuen. Dat kunnen wij niet en dat willen wij niet.

Google Analytics

Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief onze marketingcampagnes zijn. De verkregen informatie wordt, met inbegrip van het (geanonimiseerde) IP-adres van jouw computer, door Google geanonimiseerd opgeslagen op servers.

3.Cookies voor persoonlijke voorkeuren en advertenties (tracking cookies). Lees hier wat deze cookies doen. Wanneer je geen cookies accepteerd, zullen wij deze cookies niet plaatsen.

Wij gebruiken deze cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. Hierdoor kunnen wij advertenties en banners beter op uw voorkeuren afstemmen.

Advertisingprogramma’s en Social Media

Wij maken gebruik van advertisingprogramma’s van Google (Google AdWords en DoubleClick), Twitter, Facebook, Linkedin, Instagram en AdRoll.

Via deze advertisingprogramma’s plaatst nhlstenden.com advertising cookies, waardoor bezoekersinformatie, zoals bekeken pagina’s op anonieme basis voor de betreffende partijen inzichtelijk worden.

We doen dit met de genoemde tracking cookies of via uw emailadres als u dat bij ons heeft ingevuld, op de website bijvoorbeeld. Emailadres-matching doen wij alleen met uw toestemming, die u overeenkomstig de AVG dus ook weer kunt intrekken.

Google, Twitter, Facebook en AdRoll gebruiken deze cookies om na te gaan of u eerder een advertentie van deze platformen hebt gezien of aangeklikt.

Tevens wordt de gemeten bezoekersinformatie gebruikt voor het opnieuw benaderen van de bezoekers van nhlstenden.com door middel van (gepersonaliseerde) advertenties.

Google, Twitter, Facebook en AdRoll kunnen deze informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk worden verplicht. NHL Stenden Hogeschool heeft hier geen invloed op.

Meer informatie:

Alle manieren die wij gebruiken om onze klanten beter te bedienen staan in ons Privacy Statement en ons Cookie Statement. Wilt u liever niet dat we persoonlijke informatie gebruiken om berichten te sturen, dan kunt u gebruikmaken van uw recht om hier bezwaar tegen te maken.


Categorieën

Top